Como rellenar una ficha de producto (Con plantilla descargable)

Hoy por hoy, la mayoría de nosotros contactamos con nuestro proveedor a través de diferentes medios y la información referente al producto puede quedar diluida en varias plataformas.

• A través del messenger de la plataforma de Alibaba.
• A través del email.
• Mediante Whatasapp.
• Por Skype.
• En reuniones presenciales en alguna de nuestras visitas a China.

Es mucha la información que trasmitimos al proveedor por diferentes medios y nunca debemos dar por sentado que la información transmitida será ejecutada correctamente por el proveedor.

Lo cómodo para nosotros es pensar que la persona encargada de la empresa del proveedor rellenará todos los puntos hablados y los tendrá en cuenta durante la producción. Nada mas lejos de la realidad.

Si realmente quieres llevar un buen control de los avances durante el desarrollo de las muestras y previamente a la producción, deberás crear una ficha de producto que deberá ser actualizada cada vez que se realice una modificación en el mismo.

Dicha ficha de producto debe ser redactada por un responsable de nuestra empresa y debería estar firmada por un responsable de la empresa del proveedor para garantizar que se han entendido claramente nuestras instrucciones.

Lo mas difícil de todo esto es encontrar una plantilla que nos sirva de guía para poder realizar nosotros mismos nuestra propia ficha de producto. Pues bien, en este sentido me gustaría ayudarte y ofrecerte una plantilla descargable para que tu imagen de cara a tu proveedor sea de 5 estrellas.

Esta ficha de producto consta de los siguientes puntos que deberás ir rellenando y actualizando.

Especificaciones Generales

En este apartado rellenaremos  la información general de nuestro producto.

• Nombre del producto.
• Referencia del producto. Nuestra referencia interna.
• Fecha de creación de la hoja de producto.
• Derechos de protección intelectual. Debe quedar reflejado que todo lo que aparece en la hoja de producto es de nuestra propiedad.

Revisiones

Como hemos comentado, la hoja de producto no debe ser un documento estático, debe ser un documento dinámico, el cual se revisará cuando hayamos realizado alguna modificación o hayamos añadido una característica nueva al producto.

En la ficha de producto añadiremos cada una de las revisiones y archivaremos la ficha anterior. La ficha valida evidentemente siempre será la última.

Cada revisión deberá incluir la fecha y el nombre de la persona que haya realizado la actualización (generalmente nosotros).

Información general sobre el producto.

• Características Principales: Aquí deberemos incluir las calidades del producto. Las elementos que lo componen. Las combinaciones de colores, etc..
• Tamaños y Pesos: En este apartado indicaremos el tamaño del producto y su peso. Si el producto cuenta con diferentes referencias de tamaño y peso también deberíamos incluirlas en este apartado.
• Test de calidad: Aquí indicaremos los test que vamos a realizar al producto. Tanto el proveedor como nosotros debemos tener claro que test se van a realizar. Es importante en el caso de que el producto deba cumplir una norma internacional que aparezca reflejada en este apartado.
• Fotografías aprobadas: Es muy recomendable tomar fotos de todas las partes del producto que hayan sido confirmadas. Cuantas mas fotografías mucho mejor. Si os han enviado una muestra y esta todo ok, os recomiendo que hagáis fotos de 360 grados. De todas las partes del producto visto desde todos los ángulos.
• Localización de las muestras: En cada revisión del producto se debe especificar si la muestra la tiene el proveedor o esta pendiente de enviarnos la muestra. Es importante saber quien tiene la muestra ya que en muchos casos solamente se puede realizar una muestra del producto y esta muestra debe estar localizada.

Packing Interior

En este apartado detallaremos al máximo que tipo de packing interior necesitamos. El tipo de bolsa. El relleno para evitar golpes, etc…

Si tenemos la posibilidad también tomaremos fotografías del packing interior. Una imagen vale mas que mil palabras.

Packing de Exportación.

Cuando hablamos de packing de exportación nos referimos al cartón donde incluiremos nuestros productos. En muchos casos nuestra caja de exportación incluirá mas de un producto… Esto lo debemos indicar en nuestra ficha de producto.

También es muy importante detallar la calidad de la caja de exportación. El numero de capas del cartón, el gramaje y las medidas.

Al igual que en el capitulo anterior, una imagen vale mas que mil palabras.

Problemas potenciales

Este capitulo es en mi opinión uno de los mas importantes de toda la ficha de producto.

Si tenemos experiencia fabricando el producto que vamos a importar de China, sabremos antes de empezar donde nos vamos a encontrar el problema y que tipo de problemas van a ser.

Es importante que detallemos lo máximo posible estos «problemas potenciales» y cual es su grado dentro de una escala de tres: Mínimo, medio y máximo.

De esta forma estaremos presionando a nuestro proveedor para que preste especial atención a estos puntos ya que para nosotros son críticos.

Esta es una hoja de trabajo standard para empezar a trabajar con nuestro proveedor chino. Tu puedes adaptar la hoja a tus necesidades. Añadir o quitar los apartados que consideres oportunos. Y te recomiendo que lleves una buena gestión de las diferentes revisiones para que todo tenga un significado.

Una hoja de trabajo de estas características es una de las mejores formas para asegurarnos una buena defensa en el hipotético caso de tener que abrir una disputa a través de Trade Assurance.

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Jorge Mora

Jorge Mora es el autor del blog Importar de China, donde comparte todos sus conocimientos y experiencias de sus más de 15 años dedicado a la importación de artículos de China. Si estas creando tu propio negocio relacionado con la importación de China y estás un poco perdido, te recomiendo que te apuntes al curso gratuito para aprender las bases del negocio de importación.

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